Tình trạng có quá nhiều Task công việc nhưng phải hoàn thành trong thời gian ngắn đã không còn quá xa lạ trong thời đại hiện nay. Và, Eisenhower có thể giúp bạn giải quyết được vấn đề này. Hãy cùng TopCV tìm hiểu về ma trận Eisenhower là gì nhé.

Ma trận Eisenhower là gì? Lịch sử của Eisenhower

Ma trận Eisenhower là phương pháp giúp sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo mức độ khẩn cấp, ưu tiên và quan trọng của chúng. Hay cũng có thể gọi Eisenhower là một khung năng suất, ưu tiên và quản lý thời gian. Khi tìm hiểu về ma trận Eisenhower là gì, bạn cũng có thể thấy nó được gọi bằng tên khác là ma trận Khẩn cấp - Quan trọng hoặc hộp Eisenhower. Cha đẻ của Eisenhower là Cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower. 

Tìm hiểu về ma trận Eisenhower là gì?

Dwight D. Eisenhower đã sử dụng ma trận này để giúp ích trong công việc của chính mình, sắp xếp thứ tự ưu tiên, giải quyết nhiều vấn đề mang tính rủi ro cao mà ông phải đối mặt lúc đó. Nhiều thập kỷ sau, Eisenhower được phổ biến hơn trong cuốn sách “7 thói quen của người thành đạt” của tác giả Stephen Covey. Ngày nay, ma trận Eisenhower vẫn được sử dụng rộng rãi, đặc biệt là trong hoạt động kinh doanh.

Vì sao nên sử dụng Eisenhower?

Vậy, lý do mà bạn nên sử dụng ma trận Eisenhower là gì? Trên thực tế, ma trận này mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng. Dưới đây là 3 lợi ích hàng đầu mà bạn có thể nhận được khi sử dụng Eisenhower:

Giảm bớt sự choáng ngợp, áp lực trong công việc

Tình huống quá nhiều công việc phải làm trong một deadline quá gấp sẽ khiến cho nhiều người bị choáng ngợp, áp lực trong công việc. Và tất nhiên, nếu bạn không phải là người có kinh nghiệm hoặc khả năng chịu được áp lực cực kỳ tốt, bạn rất dễ bị “burnout” trong trường hợp này.

khi áp dụng Eisenhower, nó sẽ không thực hiện bất kỳ công việc thực tế nào cho bạn. Nhưng ma trận này sẽ cung cấp cho bạn một kế hoạch hành động rõ ràng để giải quyết các nhiệm vụ một cách tối ưu hơn. Và điều này sẽ giúp làm giảm sự choáng ngợp, áp lực trong công việc của bạn.

Ma trận Eisenhower giúp giảm choáng ngợp trong công việc

Tránh rơi vào “bẫy” công việc khẩn cấp

Não bộ của chúng ta được lập trình sẵn để tập trung vào những thứ cấp bách về thời gian. Ngay cả khi đó không phải là công việc quan trọng nhất trong danh sách dài những việc cần làm của bạn. Điều này dễ khiến chúng ta bị rơi vào khuynh hướng tâm lý “Hiệu ứng khẩn cấp đơn thuần”.

Hiệu ứng tâm lý này có thể tạo ra những sự ảnh hưởng đến công việc của bạn theo hướng tiêu cực. Lúc này, khi áp dụng ma trận Eisenhower, bạn sẽ có một “bức tranh” tổng quan hơn về những việc mà bạn cần làm và thực hiện nó phù hợp hơn. 

Tìm hiểu thêm: Kỹ năng quản lý thời gian là gì và phương pháp quản lý hiệu quả?

Giúp tìm hiểu cách ủy quyền tốt hơn

Khi áp dụng Eisenhower trong quản lý thời gian của đội nhóm, ma trận này có thể giúp bạn chuyển giao, ủy quyền công việc cho các thành viên dễ dàng hơn. Bạn có thể xác định được đâu là nhiệm vụ quan trọng, nhiệm vụ nào chưa quá cần thiết,... Từ đó sẽ giúp giảm tải áp lực về công việc, thời gian cho đội nhóm của bạn.

Những lợi ích gián tiếp từ Eisenhower

Bên cạnh những lợi ích trực tiếp trên, việc áp dụng ma trận Eisenhower giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Từ đó, nó cũng mang đến những lợi ích khác như:

Đảm bảo sự cân bằng tốt hơn giữa công việc, cuộc sống của bạn, giảm tình trạng bị kiệt sức.

Tạo ra sự tự do và thoải mái hơn về thời gian của bạn.

Giúp bạn quản lý sự tập trung tốt hơn, từ đó tăng mức năng suất làm việc, bớt trì hoãn.

Hợp lý hóa các quá trình làm việc, giúp ra quyết định chính xác hơn.

Quản lý thời gian với Eisenhower mang đến nhiều lợi ích hơn cho bạn

Nguyên tắc sử dụng  ma trận Eisenhower là gì?

Nguyên tắc khi sử dụng Eisenhower là bạn phải xác định được đâu là nhiệm vụ khẩn cấp và đâu là nhiệm vụ quan trọng. Vậy, cách để phân biệt 2 loại nhiệm vụ này trong ma trận Eisenhower là gì? Dưới đây sẽ là một số lưu ý để bạn xác định chúng:

Nhiệm vụ khẩn cấp

Trong Eisenhower, nhiệm vụ khẩn cấp là nhiệm vụ cần phải được thực hiện. Những nhiệm vụ này có thể làm tăng mức độ căng thẳng của bạn và khiến bạn dễ tạo ra sự “phản kháng”, kiệt sức và muốn trì hoãn chúng. Nhiệm vụ khẩn cấp thường có đặc điểm như sau:

Phải hoàn thành trong thời gian ngắn hoặc gần như ngay lập tức.

Có hậu quả rõ ràng nếu không hoàn thành các nhiệm vụ, thường sẽ là hậu quả nghiêm trọng.

Là những nhiệm vụ không tránh khỏi và thường mang tính chất bắt buộc phải thực hiện.

Nhiệm vụ khẩn cấp trong Eisenhower có thể có hậu quả rõ ràng nếu không hoàn thành

Nhiệm vụ quan trọng

Bên cạnh nhiệm vụ khẩn cấp, trong Eisenhower cũng sẽ có những nhiệm vụ quan trọng. Những nhiệm vụ này thường sẽ có các đặc điểm như:

Có sự ảnh hưởng trong dài hạn đối với công việc, dự án đang thực hiện.

Yêu cầu phải có kế hoạch, chiến lược hành động chặt chẽ.

Thường sẽ không yêu cầu về sự khẩn cấp trong thời gian.

Những nhiệm vụ quan trọng sẽ đòi hỏi nhiều hơn về sự tập trung, thời gian, năng lượng của bạn thay vì những nguồn lực khác.

Các thành phần của ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower sẽ gồm 4 thành phần quan trọng, được chia thành 4 góc phần tư như sau:

Góc phần tư số 1: Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng.

Góc phần tư số 2: Nhiệm vụ không khẩn cấp và quan trọng.

Góc phần tư số 3: Nhiệm vụ khẩn cấp và không quan trọng.

Góc phần tư số 4: Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng.

Ma trận Eisenhower sẽ chia thành 4 góc phần tư khác nhau

Hướng dẫn sử dụng Eisenhower hiệu quả

Sau khi đã hiểu hơn về nguyên tắc của ma trận Eisenhower là gì, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sử dụng của Eisenhower như sau:

Góc phần tư số 1: Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Bao gồm các nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng, yêu cầu bạn phải thực hiện nó nhanh chóng. Thông thường, đây có thể là những nhiệm vụ mà bạn nhận được từ nguồn bên ngoài hoặc những công việc mà bạn đã “trì hoãn” nó trước đó khi chưa đến deadline cần thực hiện. Với Góc phần tư số 1, lưu ý như sau:

Nhiệm vụ không thể tránh khỏi ngay cả khi bạn không trì hoãn trước đó.

Việc dành quá nhiều thời gian cho các nhiệm vụ ở Phần tư số 1 có thể dẫn đến căng thẳng gia tăng.

Tìm hiểu thêm: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì và tầm quan trọng của kỹ năng này

Góc phần tư số 2: Nhiệm vụ không khẩn cấp và quan trọng

Là những nhiệm vụ, hoạt động giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn. Những nhiệm vụ này đôi khi không có thời hạn hoặc ngày kết thúc cụ thể nhưng nó có sự ảnh hưởng lớn đến kế hoạch của bạn. Nhiều người thường trì hoãn nhiệm vụ ở Góc phần tư số 2 và tập trung quá nhiều vào góc phần từ số 1.Với Góc phần tư số 2, lưu ý như sau:

Đây là điểm lý tưởng của việc quản lý thời gian cá nhân, hãy tận dụng nó.

Đây là điểm mà bạn không tập trung vào các vấn đề (như với góc 1) mà tập trung vào các cơ hội và sự phát triển trong tương lai.

Đối với góc này, bạn cần chủ động và ưu tiên các hoạt động giúp phát triển kỹ năng và năng lượng của bạn, đồng thời góp phần hoàn thành các mục tiêu có ý nghĩa.

Cần thực hiện các hoạt động ở Góc 2 nhất quán, điều này sẽ giúp bạn giảm được số lượng công việc khẩn cấp ở Góc 1 tốt hơn.

Nhiệm vụ ở Góc phần tư số 2 Eisenhower sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn

Góc phần tư số 3: Nhiệm vụ khẩn cấp và không quan trọng

Là những nhiệm vụ khẩn thường dựa vào kỳ vọng do người khác đặt ra và ít giúp ích cho bạn đến gần với mục tiêu dài hạn của mình. Góc phần tư số 3 này tồn tại như một hiệu ứng các nhiệm vụ khẩn cấp đơn thuần.  Với góc này cần lưu ý:

Việc dành quá nhiều thời gian cho Góc 3 này có thể khiến bạn cảm thấy như mình đang làm những việc nên làm hơn là những việc bạn muốn làm.

Tập trung vào các nhiệm vụ Góc 3 có thể khiến bạn cảm thấy như mình không đạt được các mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống, hoặc không kiểm soát được cuộc sống hàng ngày của mình.

Càng nhiều nhiệm vụ Góc 3 và biết cách vận dụng chúng theo hướng tích cực có thể giúp kế hoạch chung phát triển tốt hơn.

Góc phần tư số 4: Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng

Đây là những nhiệm vụ sẽ gây ra sự lãng phí thời gian và nên loại bỏ chúng. Những hoạt động này không tạo ra sự đóng góp quá nhiều vào tiến trình đạt mục tiêu chung cuối cùng của bạn.

Nên loại bỏ những nhiệm vụ tại Góc phần tư số 4 của ma trận Eisenhower

Lưu ý để quản lý Eisenhower tốt hơn

Để quá trình sử dụng ma trận Eisenhower tốt hơn, bạn có thể áp dụng một số mẹo hữu ích như sau:

Nên sử dụng bảng mã màu để có phần nhìn trực quan hơn khi xem xét ma trận Eisenhower. Ví dụ màu đỏ là nhiệm vụ khẩn cấp, màu vàng là nhiệm vụ quan trọng,...

Chỉ nên giới hạn mỗi danh mục trong 10 nhiệm vụ. Nếu bạn liệt kê quá nhiều nhiệm vụ cần làm, bạn sẽ có thể lại gặp vấn đề về quản lý thời gian, nhiệm vụ trong mỗi Góc phần tư của Eisenhower.

Nên tạo ma trận riêng biệt cho từng dự án, kế hoạch cá nhân, kế hoạch công việc,...

Có thể thực hiện 2 - 3 lần ma trận Eisenhower cho cùng 1 dự án để giúp giản lược, tối ưu được quá trình quản lý thời gian hiệu quả hơn. 

Sử dụng các mã màu giúp Eisenhower trực quan hơn

Hy vọng với bài viết chia sẻ và hướng dẫn ở trên, bạn sẽ hiểu hơn về ma trận Eisenhower là gì và cách sử dụng hiệu quả Eisenhower là gì. Từ đó, bạn sẽ có được kế hoạch quản lý thời gian, công việc của mình tối ưu hơn.

Ngoài ra, nếu trong trường hợp bạn đang có ý chuyển đổi công việc để giảm bớt áp lực, tìm được việc làm phù hợp với năng lực của mình, hãy truy cập ngay vào TopCV. Với các công nghệ kết nối dẫn đầu, TopCV có thể dễ dàng tìm kiếm những tin tuyển dụng hấp dẫn theo từng vị trí, mức lương, trình độ,... phù hợp với bạn.

Tìm hiểu thêm: 

Top 10 kỹ năng mềm giúp bạn nắm giữ “chìa khóa” thành công



source https://www.topcv.vn/ma-tran-eisenhower-la-gi