Thư ký là người trung gian hỗ trợ kết nối các công việc của các bộ phận trong công ty liên quan về lịch họp, lịch làm việc,.. Cụ thể công việc của thư ký là gì? Cần những kỹ năng gì để làm tốt công việc thư ký? Câu trả lời sẽ được TopCV bật mí trong bài viết dưới đây:
Giới thiệu về việc làm thư ký nói chung
Việc làm thư ký là một chức vụ quan trọng trong doanh nghiệp với các công việc hành chính văn phòng, quản lý giấy tờ, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ,... Họ đóng vai trò trung gian giữa các bộ phận trong công ty với vai trò kết nối và hỗ trợ các công việc cho các bộ phận có liên quan. Thư ký sẽ lên lịch, sắp xếp lịch trình công tác, lịch làm việc cho giám đốc hoặc cho các bộ phận.
Để trở thành một thư ký tốt bạn cần có các yếu tố và rèn luyện lên thêm các kỹ năng về tin học văn học văn phòng, soạn thảo văn bản, biết quản lý thời gian,.. Thư ký sẽ phụ trách nhiều công việc khác nhau để có thể hỗ trợ cho ban giám đốc các vấn đề hồ sơ tài liệu cũng như các công việc liên quan đến giao dịch. Sự đa năng trong công việc, am hiểu kiến thức từ nhiều nguồn khác nhau cũng là yếu tố giúp bạn trở thành một thư ký giỏi.
Một số việc làm thư ký phổ biến
Thư ký công trường/dự án
Thư ký công trình/dự án là người hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở các công trình. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm việc làm giấy tờ, xử lý hoá đơn, đặt hàng thiết bị, tổ chức cuộc họp hay sắp xếp lịch công tác cho các thành viên khác trong nhóm, cập nhật tình hình thi công,.. Thư ký công trình/dự án thường làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian nhưng khi gần đến ngày hoàn thành dự án có thể phải tăng ca.
Thư ký công trình hoặc dự án sẽ phù hợp cho những bạn có kỹ năng tổ chức, khả năng làm việc nhóm, có khả năng giao tiếp và luôn có sáng kiến thúc đẩy trong công việc. Tùy thuộc vào loại hình tổ chức của doanh nghiệp mà sẽ quyết định chính xác đến vai trò và trách nhiệm của thư ký công trình.
Thư ký kinh doanh
Thư ký kinh doanh (sales admin) là người chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ hành chính, văn thư, hỗ trợ các công việc của phòng kinh doanh. Thư ký kinh doanh sẽ lên lịch hẹn, lập hồ sơ báo cáo, lưu giữ hồ sơ và soạn biên bản trong các cuộc họp. Thường thì thư ký kinh doanh sẽ tham gia điều phối các mối quan hệ giữa khách hàng và nhân viên kinh doanh.
Các công việc của thư ký kinh doanh sẽ phụ thuộc vào quy mô phòng kinh doanh nhưng thường sẽ thực hiện các hạng mục như:
- Xử lý đơn hàng qua điện thoại, email. Liên hệ với khách hàng, đối tác, tư vấn hỗ trợ khách hàng trong quá trình thực hiện giao dịch với công ty.
- Hỗ trợ xây dựng kế hoạch bán hàng cho bộ phận kinh doanh, theo dõi tiến độ thực hiện và tạo động lực giúp nhân viên kinh doanh hoàn thành tốt công việc.
- Soạn thảo, lưu giữ các văn bản hành chính có liên quan đến hoạt động kinh doanh như báo giá, thư chào khách hàng, hợp đồng,..
- Cập nhật dữ liệu hoạt động của bộ phận kinh doanh để báo cáo kết quả cho ban lãnh đạo.
Thư ký ban giám đốc
Thư ký giám đốc chuyên thực hiện các công việc hỗ trợ quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện công việc liên quan đến giấy tờ, sắp xếp lịch trình, kế hoạch cho giám đốc. Cụ thể công việc của một thư ký giám đốc gồm:
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch trình và chuẩn bị cho chuyến đi công tác, ký kết hợp đồng, ...
- Chuẩn bị tài liệu, thông tin, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho ban giám đốc.
- Truyền đạt thông tin của ban giám đốc đến các phòng, bộ phận có liên quan và gửi phản hồi trực tiếp cho ban giám đốc.
- Giúp việc cho ban giám đốc trong quan hệ giữa đối tác, khách hàng như gửi hoa, quà vào các dịp lễ, ngày kỷ niệm.
- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu và thực hiện các công việc khác theo sự phân công của ban giám đốc.
Những kỹ năng để hoàn thành tốt việc làm thư ký
Thư ký là công việc có mức lương hấp dẫn nhưng đòi hỏi bạn là người có nhiều kiến thức, linh hoạt và có nhiều kỹ năng. Để có thể thăng tiến và trở thành một thư ký xuất sắc thì bạn cần trang bị cho mình kỹ năng dưới đây:
- Kỹ năng giao tiếp: Là một thư ký giỏi bạn sẽ là người biết cách cư xử đúng đắn, lịch sự, hài hoà và biết tự kiềm chế mình. Bạn cần có sự hiểu biết rộng về xã hội, biết thích ứng với mọi hoàn cảnh và có khả năng sử dụng ngôn ngữ cần thiết trong công việc.
- Kỹ năng tin học: Khi làm thư ký ít nhất bạn nên thành thạo các chương trình tin học cơ bản như word, excel để soạn thảo văn bản, chuẩn bị nội dung, hợp đồng cho ban giám đốc hay cho các phòng ban khác.
- Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc: Công việc này yêu cầu bạn cần có khả năng phân tích, lập kế hoạch để có thể giúp cấp trên tốt nhất trong công việc. Bạn cần phải học hỏi, tìm hiểu kỹ về lĩnh vực mà công ty đang hoạt động. Một trí nhớ tốt và khả năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn sắp xếp một cách khoa học lịch làm việc cho ban giám đốc.
- Trung thực, tỉ mỉ trong công việc: Với cương vị của một thư ký bạn là người thường xuyên phải tiếp xúc với các loại giấy tờ, hợp đồng mang tính chất bảo mật nên bạn có sự trung thực, kín đáo để cấp trên tin tưởng bạn. Đối với các loại giấy tờ, công văn, hợp đồng để tránh sai sót bạn nên đọc và kiểm tra kỹ lưỡng.
Kết luận
Công việc của một thư ký rất đa dạng đòi hỏi sự khéo léo, linh hoạt và nhạy bén trong quá trình làm việc. Những ai dám thử sức mình thay đổi bản thân, có cơ hội thăng tiến hơn trong công việc thì việc làm thư ký là một gợi ý không tồi. Hy vọng rằng với những thông tin trong bài viết mô tả công việc thư ký sẽ giúp bạn có lộ trình rõ ràng trong quá trình xây dựng sự nghiệp.
Nếu bạn đang tìm kiếm công việc thư ký thì TopCV sẽ giúp bạn thông tin chi tiết về công việc, cách tạo CV, cách làm sao để có thể ứng biến với các câu trả lời phỏng vấn phù hợp và còn rất nhiều thông tin hữu ích khác cho bạn trong quá trình tìm và xin việc.
Nguồn ảnh: Sưu tầm
source https://www.topcv.vn/mot-so-viec-lam-thu-ky-pho-bien
0 Nhận xét